Datenschutzrichtlinie

1. Einleitung

Bei WealthProLink hat der Schutz Ihrer persönlichen Daten höchste Priorität. Diese Datenschutzrichtlinie informiert Sie transparent darüber, welche Daten wir erheben, wie wir sie verarbeiten und welche Kontrolle Sie über Ihre Informationen haben, insbesondere im Zusammenhang mit der Archivierung von Finanzunterlagen.

Unsere Datenverarbeitungspraktiken entsprechen den geltenden Schweizer Datenschutzgesetzen und der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), soweit diese für unsere Aktivitäten bei der Bereitstellung von Archivierungsdiensten relevant ist.

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten ist streng zweckgebunden auf die Bereitstellung, Durchführung und Personalisierung unserer Archivierungsdienste für Finanzunterlagen und damit verbundene Dienstleistungen beschränkt. Dies umfasst:

2.1. Daten, die Sie uns aktiv zur Verfügung stellen:

Registrierungsinformationen wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und relevante Unternehmensinformationen
Zahlungsinformationen bei der Buchung von Archivierungsdiensten
Feedback, Kommentare und Kommunikation im Rahmen unserer Dienstleistungen

2.2. Automatisch erfasste Daten:

Technische Informationen wie IP-Adresse, Gerätetyp und Browser-Version bei der Nutzung unserer Website
Dienstleistungsverlauf und Archivierungsaufzeichnungen
Kommunikationspräferenzen zur Optimierung unseres Supports

2.3. Cookies und Tracking-Technologien: Wir verwenden notwendige Cookies und mit Ihrer Einwilligung Analyse-Cookies, um unsere Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern. Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit in Ihrem Browser anpassen oder unsere Website ohne optionale Cookies nutzen.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:

Dienstverwaltung – Für die Organisation und personalisierte Bereitstellung unserer Archivierungsdienste für Finanzunterlagen
Kundenverwaltung – Für die Verwaltung von Terminen, Buchungen, Zahlungen und das Versenden relevanter Serviceinformationen
Archivverfolgung – Um den Zustand und die Sicherheit Ihrer archivierten Unterlagen zu überwachen
Qualitätssicherung – Für die kontinuierliche Verbesserung unserer Archivierungsdienste

4. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Unsere Datenverarbeitung basiert auf folgenden rechtlichen Grundlagen:

Vertragliche Erfüllung bei der Bereitstellung von Archivierungsdiensten und der Verwaltung von Kundendaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Berechtigtes Interesse an der Verbesserung unserer Archivierungsangebote und der optimalen Gestaltung unserer Dienstleistungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere im Bereich der Buchhaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Ihre ausdrückliche Einwilligung für die Erhebung bestimmter Daten und für Marketingmaßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

5. Weitergabe an Dritte

Ihre Daten werden nur in folgenden Fällen an Dritte weitergegeben:

Zahlungsdienstleister – Für die sichere Abwicklung von Zahlungen für Archivierungsdienste
IT-Dienstleister – Für den Betrieb unserer Archivverwaltungssysteme und Website im Rahmen der Auftragsverarbeitung
Externe Archivierungsexperten – Für spezialisierte Archivierungsanforderungen, jedoch nur mit den für den Fall notwendigen Informationen

Wir geben Ihre Daten unter keinen Umständen an unbeteiligte Dritte für Werbezwecke weiter.

6. Datensicherheit

Zum Schutz Ihrer Daten setzen wir fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen ein, darunter verschlüsselte Datenübertragung, sichere Speicherung und strenge Zugriffskontrollen für unsere Mitarbeiter. Wir legen besonderen Wert auf den Schutz sensibler Finanzunterlagen und persönlicher Informationen.

Physische Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten, werden in verschlossenen Schränken aufbewahrt und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sicher vernichtet.

7. Dauer der Datenspeicherung und Löschung

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die angegebenen Zwecke erforderlich ist:

Kontakt- und Vertragsdaten werden für die Dauer der Kundenbeziehung zuzüglich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert.
Archivierungsdaten können bis zu 10 Jahre nach Abschluss der Archivierung aufbewahrt werden, um die rechtliche Compliance zu gewährleisten.
Zahlungsdaten werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bis zu 10 Jahre gespeichert.

Sie haben das Recht, die vorzeitige Löschung Ihrer Daten zu beantragen, sofern dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

8. Ihre Rechte

Als Kunde haben Sie folgende Rechte:

Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten
Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten
Löschung Ihrer Daten unter den gesetzlich vorgesehenen Bedingungen
Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Voraussetzungen
Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen Format
Widerspruch gegen die Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen

Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail an [email protected] oder persönlich in unserem Büro.

9. DSGVO-spezifische Bestimmungen

Als Schweizer Unternehmen mit Kunden aus dem EU-Raum befolgen wir die Grundsätze der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und garantieren folgende Rechte:

Grenzüberschreitende Datenübertragungen – Bei der Übertragung von Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR stellen wir sicher, dass angemessene Schutzmaßnahmen getroffen werden, wie z.B. Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüsse.
Datenschutzbeauftragter – Unser Datenschutzbeauftragter steht für Anfragen bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Verfügung und ist unter [email protected] erreichbar.
Beschwerderecht – Sie haben das Recht, bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Wohnsitzes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes.
Datenminimierung – Wir erheben nur Daten, die für die angegebenen Zwecke erforderlich sind, und speichern sie nur so lange, wie nötig und gesetzlich vorgeschrieben.

Für EU-Bürger, die unsere Archivierungsdienste nutzen, gelten gemäß DSGVO zusätzliche besondere Schutzmaßnahmen, einschließlich erweiterter Informationspflichten und strengerer Einwilligungsanforderungen.

10. Änderungen der Datenschutzrichtlinie

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzrichtlinie bei Bedarf zu aktualisieren, um gesetzlichen Anforderungen oder organisatorischen Änderungen gerecht zu werden. Die aktuelle Version wird stets auf unserer Website veröffentlicht und in unseren Räumlichkeiten ausgehängt.

Bei wesentlichen Änderungen werden wir unsere Kunden per E-Mail oder durch einen Hinweis in unseren Büros informieren.

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, stehen wir Ihnen jederzeit persönlich, telefonisch oder per E-Mail zur Verfügung. Der Schutz Ihrer Daten ist für uns nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern ein wesentlicher Bestandteil unserer Professionalität und unseres Respekts für unsere Kunden, insbesondere im sensiblen Bereich der Archivierung von Finanzunterlagen.